服務流程
服務流程

2016-05-09
 
 
一、業務流程示意圖
 
二、具體操作程序
1、洽談協商業務
業務部門與委托人洽談業務時,負責受理業務的工作人員,要向委托人詢問代理貨物的品名、屬性、包裝、規格、質量、數量、價值、發站和到站等情況,講清物流服務業務的服務內容、收費依據、收費標準和計費辦法等內容。為委托人設計最佳運輸方案,向委托人通報物流服務總體報價,提供《服務報價單》(見物流管理工作手冊第61頁),一式兩份,雙方簽字后各執一份,做好物流服務的準備工作。
2、簽訂物流服務合同
委托人同意我方為其提供物流服務后,業務員要與委托人簽訂《物流服務合同》(見物流管理工作手冊第56頁),合同一式兩份,雙方簽字蓋章后,各執一份。辦理每一批貨物時要簽訂《物流服務補充協議》(見物流管理工作手冊第62頁),每批物流服務的物流數量、物流費用等,在《補充協議》中約定。協議一式兩份,雙方簽字蓋章后,各執一份。合同和協議中要明確委托代理貨物的品名、代理總量、服務內容、收費標準、收費依據、各項費用、結算方式、合同期限等內容。
3、登記合同臺賬
我方留存的合同交合同管理員統一管理,由合同管理員負責登記《合同管理臺賬》(見物流管理工作手冊55頁),建立合同管理檔案。同時將合同復印件傳遞給業務員和結算員,作為辦理代理業務和結算手續的依據。
4、接收物流貨物
業務員依據《物流服務合同》的有關約定,在貨物起點與委托方工作人員驗收代理貨物,辦理交接手續,填寫《物流代理服務貨物驗收交接單》(見發送運輸代理操作程序附件1),一式兩份,雙方簽字后,各執一份?!督喚擁ァ分幸魅返羌俏腥說ノ幻蘋蚋鋈誦彰?,代理貨物的名稱、包裝、規格、件數、數量、價值,以及貨物的發站和到站等內容,作為辦理代理業務的依據。與委托人交接貨物后,經過短途運輸將貨物運至倉儲基地,按委托人的要求進行整理包裝,達到鐵路運輸條件。
 5、辦理運輸手續
經過整理包裝,需代理的貨物達到鐵路運輸條件后,業務員要依據《物流服務合同》的約定及《物流代理服務貨物驗收交接單》的相關內容,按合同規定的時限編制運輸方案,代委托人提報整車運輸服務訂單、填報運單、辦理請車,請車時《物流企業服務(日請車)登記臺賬》(見物流管理工作手冊第49頁)。承認車下達后,業務員要積極做好裝車前的各項準備工作,同時與車站溝通,按車種配置空車,確保兌現日裝車計劃。替委托人墊(代)運雜費等費用的企業,結算運雜費后,業務員要將有關票據及時返給委托人,并填寫《票據傳遞交接登記簿》(見物流管理工作手冊第99頁),一式兩份,雙方簽字后,各執一份。
6、辦理預交款手續
在辦理代理貨物請車時,業務員根據委托人擬代理發送貨物車數,出具《物流服務預交款通知單》(見全程運輸代理業務操作流程附件1),一式叁份,雙方簽字后,由委托人到收款員處辦理預交款手續,將代理服務費及相關費用交收款員。收款員依據業務出具的《物流服務預交款通知單》為客戶辦理預交款手續,在《物流服務預交款通知單》上加蓋收訖戳記,自留一份,返業務員一份,交客戶一份。
7、監督貨物裝車
業務員依據由收款員出具并加蓋收訖戳記的《物流代理服務預交款通知單》,在現場監裝,確?;蹺鋨叢說ヌ畋ǖ鈉訪?、件數、重量裝車,達到不破損、不短少、準確掌握車種、車數、重量、件數、車號等各項信息,直到施封完畢。裝車后,業務員登記《物流企業服務(裝車)登記簿》(見物流管理工作手冊第50頁)和《物流通知單》(見物流管理工作手冊第63頁),并將《通知單》和《領貨憑證》轉給到達地物流合作企業。同時,將有關信息傳達給委托人。
8、辦理結算手續
(1)業務員依據《物流企業服務(裝車)登記簿》和《全程運輸代理服務補充協議》,填寫《物流代理服務貨物結算通知單》(見發送運輸代理業務操作流程附件2),一式兩份,雙方簽字后,自留一份,交委托人一份,由客戶到結算員處辦理結算手續。
(2)結算員依據委托人持有的業務員出據的《通知單》為委托人辦理結算手續,并留存《通知單》,同時出據《物流代理服務貨物結算單》(見發送運輸代理業務操作流程附件3),一式兩份,雙方簽字后,自留一份,交委托人一份。
(3)收款員依據委托人持有的由結算員出具的《物流代理服務貨物結算單》和《物流代理服務預交款通知單》為委托人辦理結款手續,預交款多退少補,開據運輸代理專用發票,在結算單和發票上加蓋收訖戳記。收回《物流代理服務預交款通知單》,留存《結算單》。專用發票一式肆份,交貨主一份,返集團收入一份,交財務一份,自留一份。
9、上繳收取款項
收款員統計當日所收款項,填寫財務統一格式的《繳款單》和《日進繳款報表》(見發送運輸代理操作程序附件5),一式兩份,同所收款項一并上繳財務部門。出納員核對無誤后,雙方簽字,在《繳款單》和《日進繳款報表》上加蓋收訖戳記,返給收款員一份。并依據《物流服務合作協議》的約定,支付物流合作企業物流服務費用,同時給收款員開據收據。
10、協作辦理送達
我方要與到達地物流企業簽訂《物流服務合作協議》(見物流管理工作手冊第60頁),協議一式兩份,簽字蓋章后,雙方各執一份。由到達地合作企業領取貨物組織短途運輸運抵委托人指定地點,交付給收貨人,并辦理交接手續,按實際情況填記《物流回執單》(見物流管理工作手冊第64頁),與收貨人共同簽字并加蓋戳記后返給我方,我方將回執單復印件交委托人,作為一批物流業務的結算依據。
11、辦理貨物理賠
如發生貨物破損、丟失需填記《貨物事故報告單》,經確認手續齊全,符合理賠條件,由我方先行向委托人賠付。我方賠付后,要及時查清貨損、貨差原因,確認責任人和責任部門,辦理相關索賠手續,向有關責任人或保價機構提出索賠要求。
三、工作要求
1、開展物流服務業務,必須使用統一的合同文本,簽訂規范的《物流服務合同》,嚴格按約定履行合同。
2、必須及時給貨主開據專用發票,每辦理一批貨物必須單獨開據運輸代理專用發票,貨主不要的要自行留存。
3、財務部門要加強監管力度,每月月末要對業務員、結算員、收款員的合同、報表、臺賬進行核對,發現問題及時處理,保證收入真實和安全。
4、整個物流服務操作過程要做到代理合同、貨物驗收交接單、結算通知單、結算單、統計臺賬、專用發票、日進款報表等手續的各種編號、品種、噸數、收費標準、收費金額相一致。

物流主要工作流程
1.訂單處理作業: 
物流中心的交易起始于客戶的咨詢、業務部門的報表,而后由訂單的接收,業務部門查詢出貨日的存貨狀況、裝卸貨能力、流通加工負荷、包裝能、配送負荷等來答復客戶,而當訂單無法依客戶之要求交貨時,業務部加以協調。
由于物流中心一般均非隨貨收取貨款,而是于一段時間后,予以結帳,因此在訂單資料處理的同時,業務人員尚依據公司對該客戶的授信狀況查核是否已超出其授信額度。此外在特定時段,業務人員尚統計該時段的訂貨數量,并予以調貨、分配出貨程序及數量。退貨資料的處理亦該在此階段予以處理。另外業務部門尚制定報表計算方式,做報表歷史資料管理,訂定客戶訂購最小批量、訂貨方式或訂購結帳截止日。
2.采購作業:
自交易訂單接受之后由于供應貨品的 要求,物流中心要由供貨廠商或制造廠商訂購商品,采購作業的內容包含由商品數量求統計、對供貨廠商查詢交易條件,而后依據我們所制訂的數量及供貨廠商所提供較經濟的訂購批量,提出采購單。而于采購單發出之后則進行入庫進貨的跟蹤運作。
3.進貨入庫作業:
當采購單開出之后,于采購人員進貨入庫跟蹤催促的同時,入庫進貨管理員即可依據采購單上預定入庫日期,做入庫作業排程、入庫站臺排程,而后于商品入庫當日,當貨品進入時做入庫資料查核、入庫品檢,查核入庫貨品是否與采購單內容一致,當品項或數量不符時即做適當的修正或處理,并將入庫資料登錄建檔。入庫管理員可依一定方式指定卸貨及棧板堆疊。對于由客戶處退回的商品,退貨品的入庫亦 經過退貨品檢、分類處理而后登錄入庫。
一般商品入庫堆疊于棧板之后有兩種作業方式,一為商品入庫上架,儲放于儲架上,等候出庫,需求時再予出貨。商品入庫上架:由電腦或管理人員依照倉庫區域規劃管理原則或商品生命周期等因素來指定儲放位置,或于商品入庫之后登錄其儲放位置,以便于日后的存貨管理或出貨查詢。另一種方式即為直接出庫,此時管理人員依照出貨要求,將貨品送往指定的出貨碼頭或暫時存放地點。在入庫搬運的過程中 由管理人員選用搬運工具、調派工作人員、并做工具、人員的工作時程安排。
4.庫存管理作業:
庫存管理作業包含倉庫區的管理及庫存數控制。倉庫區的管理包括貨品于倉庫區域內擺放方式、區域大小、區域的分布等規劃;貨品進出倉庫的控制遵循:先進先出或后進先出;進出貨方式的制定包括:貨品所用的搬運工具、搬運方式;倉儲區儲位的調整及變動??獯媸康目刂圃蛞勒找話慊跗煩隹饈?、入庫所 時間等來制定采購數量及采購時點,并做采購時點預警系統。訂定庫存盤點方法,于一定期間印制盤點清冊,并依據盤點清冊內容清查庫存數、修正庫存帳冊并制作盤虧報表。倉庫區的管理更包含容器的使用與容器的保管維修。
5.補貨及揀貨作業:
由客戶訂單資料的統計,我們即可知道貨品真正的需求量,而于出庫日,當庫存數足以供應出貨需求量時,我們即可依據需求數印制出庫揀貨單及各項揀貨指示,做揀貨區域的規劃布置、工具的選用、及人員調派。出貨揀取不只包含揀取作業,更應注意揀貨架上商品的補充,使揀貨作業得以流暢而不至于缺貨,這中間包含了補貨水準及補貨時點的訂定、補貨作業排程、補貨作業人員調派。
6.流通加工作業:
商品由物流中心送出之前可于物流中心做流通加工處理,在物流中心的各項作業中以流通加工最易提高貨品的附加值,其中流通加工作業包含商品的分類、過磅、拆箱重包裝、貼標簽及商品的組合包裝。而欲達成完善的流通加工,必須執行包裝材料及容器的管理、組合包裝規則的訂定、流通加工包裝工具的選用、流通加工作業的排程、作業人員的調派。
7.出貨作業處理:
完成貨品的揀取及流通加工作業之后,即可執行商品的出貨作業,出貨作業主要內容包含依據客戶訂單資料印制出貨單據,訂定出貨排程,印制出貨批次報表、出貨商品上所 要的地址標簽、及出貨檢核表。由排程人員決定出貨方式、選用集貨工具、調派集貨作業人員,并決定所 運送車輛的大小與數量。由倉庫管理人員或出貨管理人員決定出貨區域的規劃布置及出貨商品的擺放方式。
8.配送作業:
配送商品的實體作業包含將貨品裝車并實時配送,而達成這些作業則須事先規劃配送區域的劃分或配送路線的安排,由配送路逕選用的先后次序來決定商品裝車的順序,并于商品的配送途中做商品的追蹤及控制、配送途中意外狀況的處理。
9.會計作業:
商品出庫后銷售部門可依據出貨資料制作應收帳單,并將帳單轉入會計部門作為收款憑據。而于商品購入入庫后,則由收貨部門制作入庫商品統計表以作為供貨廠商請款稽核之用。并由會計部門制作各項財務報表以供營運政策制定及營運管理之參考。
10.營運管理及績效管理作業:
除了上述物流中心的實體作業之外,良好的物流中心運作更要基于較上階層的管理者透過各種考核評估來達成物流管理流程中心的效率管理,并制訂良好的營運決策及方針。而營運管理和績效管理可以由各個工作人員或中級管理階層提供各種資訊與報表,物流管理流程包含出貨銷售的統計資料、客戶對配送服務的反應報告、配送商品次數及所用時間的報告、配送商品的失誤率、倉庫缺貨率分析、庫存損失率報告、機具設備損壞及維修報告、燃料耗材等使用量分析、外雇人員、機具、設備成本分析、退貨商品統計報表、作業人力的使用率分析等。
 

 

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